Temporäre Fragen zur Anfrage für Prozessbegleitung und Architektur

Diese Frage-Antwortseite ist ausschließlich für Planungsbüros vorgesehen und ergänzt die ausgesendete Anfrage zur Erstellung ihrer Präsentation und Angebote. Neu auftretende Fragen werden laufend bearbeitet und in der folgenden Darstellung beantwortet. Somit soll eine Situation gleicher Bedingungen geschaffen werden.

 

  1. Prozessbegleitung + Beauftragung Architekturleistungen (zu einem späteren Zeitpunkt) an den/die selbe/n Auftragnehmer:innen möglich? Antwort: Nein, es ist die Absicht, dass die Prozessbegleitung den Planungsprozess moderiert und die Bauherrschaft berät. Weiter ist vorgesehen, dass die Prozessbegleitung auch in der Auswahl des Architektenbüros berät. In dieser Rolle könnte ein Interessenskonflikt entstehen, wobei eine gute Zusammenarbeit zwischen Prozessbegleitung und Architektur ausdrücklich erwünscht ist. Somit ist dies eher ausgeschlossen, außer es gibt gute Gründe dafür.
  2. Die „Planungskoordination“ ist unter „Prozessbegleitung“, die „Beauftragung und Leistungsüberwachung sämtlicher Sonderplaner“ bei den Architekturleistungen ausgeschrieben. Was ist dann genau unter „Planungskoordination“ zu verstehen? Z.B. die „Vorverhandlungen zur Genehmigungsfähigkeit“ des Konzepts mit den Behörden (u.a. Stadt Bregenz)? Antwort: Ja, die Beteiligung an den Vorgesprächen, Voruntersuchungen und die Sammlung der Grundlagen und deren Übermittlung an das Architekturbüro.
  3. Arbeits-/Bietergemeinschaften möglich/erwünscht? Antwort: wenn sinnvoll, ja.
  4. Subunternehmer:innen möglich? Antwort: Ja
  5. Ist mit der Präsentation ein Honorarangebot zu legen? Dies ist für die Präsentation und in den Auswahlkriterien nicht genannt, wird deshalb nicht bewertet? Antwort: Wir erwarten bei der Präsentation einen  Kostenschätzung und einen Vorschlag über den Arbeitsverlauf. Der Preis wird letztlich im Zuge der Vergabe verhandelt und fixiert.
  6. Gibt es eine transparente Gewichtung der Auswahlkriterien, oder wird dies frei von der Jury vorgenommen? Antwort: die Kriterien werden unter den Jurymitgliedern im Vorfeld abgestimmt und liegen aktuell noch nicht endgültig fest.
  7. Welche Ergebnisse sollen in der Grundlagenanalyse erarbeitet werden? Antwort: Sämtliche Angaben, die das Architekturbüro zur Planung (Sonderplanung, Behörde) benötigt. Dabei sind die Wünsche der Bauherrschaft, die im Vorfeld plausibilisiert worden sind, dokumentiert. Der Begriff  "plausibilisieren" ist relativ umfassend zu verstehen, denn dies beinhaltet die Leistungsphasen  "Bedarfsplanung", "Machbarkeitsstudien"und zum Teil "Vorgaben für Planvergaben" (vergleiche "Grundlagenerarbeitung" lt. Leistungsmodells Projektentwicklung (LM PE).
  8. Welche Tätigkeiten/Aufgaben/Leistungen sind unter folgenden Aufgabenbereichen bei der Prozessbegleitung vorgesehen? Bitte um grobe Beschreibung. Antwort: Die Projektleitung erfolgt durch den Bauherrn, also der Genossenschaft. Angefragt sind die Beratung und Begleitung des Bauherrn mit folgenden Aufgaben:
    • a. Teambildung: Beratung in der Bildung des Projektentwicklungsteams in seiner Zusammensetzung, Arbeitsweise und Zusammenspiel von: Leitungskreis des Bauherrn, Prozessbegleitung, Architektur, Sonderplaner, Baufirma, Örtliche Bauaufsicht, Behörde, Nachbarschaftsvertreter bzw. Stadt - meist temporäre, themenbezogene Zusammensetzungen
    • b. Dokumentation: Dokumentation, Protokollierung der Sitzungen des Projektentwicklerteams (siehe oben) oder auch der Arbeitsgruppen des Bauherrn
    • c. Verwaltung: Verwaltung sämtlicher Unterlagen/Dokumente/Informationen des Projektentwicklungsteams auf einer geeigneten digitalen Plattform sowie analog, auch jener von (ausgewählten) Arbeitsgruppen des Bauherrn. Dabei handelt es sich um  eine anleitende und überwachende Aufgabe für Mitarbeiter der Bauherrschaft.
    • d. Planungskoordination: siehe separater Punkt oben
    • e.Finanzierung: die angefragte Leistung betrifft auch hier die Unterstützungs der Bauherrschaft bzw. der Projektleitung in den Fragen der Finanzierung. Hier sind Ergebnisse der Plausibilisierung Verantwortung und Haftung beim Auftragnehmer? Antwort: Nein, dies ist Ist die verantwortliche Erarbeitung des Finanzierungskonzepts inkl. Umsetzung der Finanzierung gemeint?
    • f. Controlling zu Kosten und Terminen: Verantwortlichkeit und Haftung beim Erstellung eines Kosten-, Planungs- und Baustellenterminplans durch den Auftragnehmer? Antwort: Die Letztverantwortung trägt die Projektleitung (Bauherrschaft). Die angefragte Leistungen umfassen die Anleitung und Sicherstellung eines Gesamt Kosten-, Planungs- und Baustellenterminplanes. Das Architekturbüro ist dafür zuständig alle Planungs- und Bau-relevanten Termine und Kosten festzustellen und der Gesamtplanung beizusteuern. Aufgabe demnach ist es, die Projektleitung (Auftraggeber) in der Gesamtplanung bestmöglich zu unterstützen.
  9. Zeitraum/Dauer der Beauftragung/Leistungserbringung der Prozessbegleitung. Antwort: über alle Projektphasen bis zum Einzug der Bewohner:innen. Wobei die Erstphase die intensivste Phase sein wird.
  10. Welche Fachplaner:innen sollen durch die Architekturleistungen beauftragt werden? Antwort: Alle Planungsleistungen, die bis zur Fertigstellung erforderlich sind, wie: Tiefbauplanung mit Bodengutachten, Tragwerkplanung (Statik), TGA-Planung (Haustechnik, Elektroplanung, Energietechnik, Geotechnik, Brandschutz, Bauphysik, Akustik, Fassadenplanung, Küchentechnik, Sicherheitstechnik und Schließsysteme, Mobilität, IT-Infrastruktur, Baustellendokumentation, Gartenplanung u.s.w.)
  11. Form Abgabe Bewerbungsunterlagen? Antwort: Präsentation + Konzeptpapier(e) in digitaler Form sind ausreichend. Es ist dem Anbieter überlassen gedruckte Unterlagen im Rahmen der Präsentation auszuhändigen. Eine Übermittlung der elektronischen Daten im Vorfeld ist nicht notwendig
  12. Konzeptvarianten (z.B. auch mit unterschiedlichen Kooperationspartner:innen) möglich? Antwort: ja, das ist gut möglich und gerne gesehen, denn es erhöht die Optionen für den Auftraggeber
  13. Zusammensetzung der Jury? Antwort: Die Prozessbegleitung wird vom Vorstand der Genossenschaft ausgewählt; die Architekturleistung wird  von einer Jury bestehend aus: 2 Mitglieder des Vorstands, 2 Mitglieder AK Baugruppe WIR, 1 - 2 Vertreter der Stadt Bregenz und 1 Fachbeirat (Prozessbegleiter) beurteilt. Die Letztentscheidung wird von der Baugruppe im Konsentverfahren getroffen. Namentlich ist die Jury noch nicht festgelegt.
  14. Gibt es eine Aufwandsentschädigung für die Konzepterstellung+Präsentation? Antwort: Nein
  15. Regelung Urheberrecht (sachlich und geistig, Verwertungsrechte) für Konzept+Präsentation? Antwort: Keine; eine Verwertung durch die Bauherrschaft erfolgt in situativer Abstimmung mit dem Urheber.